Simplify your Life – Vereinfache dein Leben – Buchvorstellung

Simplify your Life – Vereinfache dein Leben – Buchvorstellung

11. Juli 2022 0 Von Michael

Simplify your Life hilft dir, die Zeit für dich zu entdecken und für dich zu nutzen. Du entkommst dem Dauerstress! Es hat viele Anregungen parat, wie du deine Zeit besser nutzt und wieder der “Herr” über deine Zeit sein wirst. Das Buch ist eine Aufräumhilfe, dient aber auch als Orientierung und Lebenshilfe. Es sind keine neuen wissenschaftlichen Erkenntnisse darin enthalten. Der Autor stupst einen auf die nahe liegende Lösung. Du kannst dich ärgern, dass du nicht selbst darauf gekommen bist oder eben lachen und freuen, dass du die Lösung bekommen hast.

Das von mir gelesene Buch ist von 2004. Es gibt eine neue Fassung von 2016. Hier geht es zu den Büchern.

Kursiv habe ich meine Gedanken zu den Darstellungen geschrieben.

Das Buch “Simplify your Life” teilt sich in die Kapitel:

Simplify your Life: Die Zeit für sich entdecken

Null Tage, wie im Buch beschrieben, kennt jeder. Man nimmt sich viel vor, was man alles schaffen will. Dann ist es Abend und nichts erledigt. Verstehe, dass dein Körper Priorität hat, auch wenn du scheinbar keine Zeit hast. Sport wegzulassen, ist negativ für dich. Sport steigert die Selbstzufriedenheit. Zufriedene Menschen planen auch einfacher.

Bei dem Gefühl, dass die Zeit zwischen den Fingern verrinnt, flüchte nach vorne. Nimm dir nur eine Sache am Tag vor und beginne diese Aufgabe. Ablenkungen können trotzdem passieren. Auf das Verhalten von anderen Menschen hast du wenig Einfluss. Schreibe dir die Aufgabe auf. Eine gute Wahl ist das Notieren im Kalender. Das ergibt nur Sinn, wenn du diesen auch benutzt.

Vermeide optische Ablenkungen. Mit anderen Worten nehme dir ein definiertes Zeitfenster für eine Aufräumaktion deines Arbeitsplatzes. Nur das bleibt auf dem Tisch, was du für die eine Aufgabe benötigst. Ich kenne die Diskussionen, dass keine Zeit für das Aufräumen ist. Schließlich ist man im Stress. Aber was passiert mit der Zeit, wenn du von herumliegenden Dokumenten u. ä. immer wieder abgelenkt wirst? Du wirst deine vorgenommene Aufgabe nur mit mehr Zeitaufwand bewältigen können.

Flucht aus der Zeitfalle

Die Flucht aus der Zeitfalle geht über Selbstdisziplin. Durch ein Gespräch mit sich selbst (nicht laut) und dem Mut zusprechen, motiviert man sich selbst. Frage dich, was würde dein Vorbild jetzt tun.

Ein genauer Plan hilft bei der Erledigung eines Projektes oder Aufgabe. Gemeint ist hier, dass stundenweise geplant wird (z.B. 9:00 bis 10:00 Sammlung von Material, 10:00 bis 11:00 Recherche, …).

Nicht alle Krisen sind wirklich Krisen. Das kann dir aber schwerfallen den anderen zu erklären. Es kommt dabei auf deinem Gegenüber an, wie er reagiert, wenn du die “Krise” verschiebst. Deine Antwort ist mit Bedacht zu wählen.

Du kommst schnell ins Straucheln, wenn du dir zu viel zumutest. Ein guter Tipp aus dem Buch ist, unwichtige Aufgaben an Andere abzugeben. Ich kann nur so viel sagen, dass auch delegieren gelernt sein will. Die entscheidende Frage ist, ob du in der Lage Bistum delegieren. Mit anderen Worten stellt sich die Frage, ob du eine Führungsposition innehast. Fakt ist, dass du delegieren lernen kannst. Das Delegieren hilft dir bei der Konzentration auf die wichtigen Aufgaben. Weiterführende Erklärungen finden sich u. a. auf Karrierebibel.

Den eigenen Zeitstil zu finden, kann herausfordernd sein. Im Buch wird zwischen monochronen und polychronenMenschen unterschieden. Monochron wird mit der Konzentrator in Verbindung gebracht. Effizientes Arbeiten ist ohne Unterbrechungen möglich. Bei Ablenkungen sinkt die Effizienz. Polychron bedeutet Multitasker. Es können mehrere Aufgaben erledigt werden. Es sollte aber keine der Aufgaben wirklich wichtig sein.

Das Zeit sparen einfach sparen

Das Schaffen von zeitfreien Zonen hilft dir zu entschleunigen. Für kreative Arbeiten ist es besser, auf Geräte zu verzichten, die die Zeit anzeigen. Auch gibt es die Möglichkeit, am Rechner die Taskleiste auszublenden. Das ist auch eine Möglichkeit. Es hilft dir auch, die Essenzeiten nach deinen Magen (Hunger) auszurichten und nicht nach der Uhr. Auch ist es sinnvoll im Urlaub zu entspannen, da er als Erholungszeit gedacht ist. So ist das Verzichten auf Fernsehen, Zeitungen und Nachrichten sinnvoll.

Digitale und regelmäßige Auszeit hilft den Fokus auf das Wesentliche zu konzentrieren.  Möglichkeiten der Anwendung sind Präsentationen (ausgedruckt) mit handschriftlichen Ergänzungen zu versehen oder Strichmännchen in Präsentationen einbauen. Eine weitere Idee ist handschriftliche Briefe zu verfassen.

Bei Auszeiten wird Kraft gesammelt. Man rostet nicht gleich, wenn man kurz rastet.

Simplify your Life: Werkzeuge für die Zeitplanung

Werkzeuge für die Zeitplanung

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Im Buch “Simplify your Life” werden wichtige Werkzeuge für die Zeitplanung angesprochen. Das sind das Setzen von Prioritäten und to-do Schulden aufzulösen, to-do Liste, Richtig telefonieren und richtig Notizen machen.

Setzen von Prioritäten

Bei Stressphasen einen Auftragsstopp durchführen. Keine neuen Aufgaben annehmen, ist das Credo. Mit anderen Worten die Kunst nein zu sagen umsetzen. Das kann nach hinten losgehen. Je nachdem in welchem Umfeld man sich bewegt.

Soweit der Auftragsstopp halbwegs gelingt, ist der nächste Schritt eine Bestandsaufnahme zu machen. Wichtig ist, diese Bestandsaufnahme auch zum Arbeiten zu verwenden. Sonst hat sie nur den Sinn gelöscht oder entsorgt zu werden.

Für jede Aufgabe wird ein eigenes A4 Papier verwendet. Nachdem alle Aufgaben notiert sind, wird für jede Aufgabe der nächste Schritt festgelegt. Also was ist als Nächstes zu tun. Die Reihenfolge der Aufgabe (Priorität) kannst du auf ein extra Papier festlegen oder die entsprechenden Aufgaben (je A4 Blatt) nummerieren. Es gilt der Grundsatz, dass die eigene Gesundheit an erster Stelle steht. Siehe hierzu auch Sport zu machen. Eine Hilfe für die weitere Reihenfolge der Aufgaben ist, das Unangenehme nach oben zu setzen. Meist ist das unangenehme auch das Wichtigste.

Es ist wichtig, dass du dich auf deine Prioritäten konzentrierst und nicht immer wieder die Reihenfolge der Aufgaben änderst. Falls du nicht weißt, was bei einer Aufgabe zu tun ist, dann hast du die Option andere Personen zu fragen. Können sie dir bei der Aufgabe helfen?

To-do Schulden auflösen

 Als erstes stellst du dir die Frage, ob sich die Schuld aufgelöst werden kann. Ist die Abarbeitung der Aufgabe noch notwendig oder bereits verfallen?

Falls die Aufgabe noch notwendig ist, dann ergibt sich die nächste Frage. Kann die Schuld vermindert werden. Ist die Aufgabe wie ursprünglich zu lösen (Anforderungen) oder ist nur ein Teil der Aufgabe notwendig zu erledigen?

Neben der Schuldauflösung bzw. Schuldminderung ist es empfehlenswert, Teilschritte für die Abarbeitung festzulegen. Was muss alles getan werden, um die Aufgabe abzuschließen? Das eignet sich besonders bei umfassenden Aufgabenstellungen.  

Überblick über to-do Liste

Das Anlegen einer to-do Liste ist nur die halbe Miete. Wichtig ist, den Fortschritt der Aufgaben zu pflegen und auch den Überblick zu wahren. Falls neue Aufgaben eintreffen, kannst du mit der drei Minuten Regel die Aufgaben bearbeiten. Die drei Minuten Regel besagt, ob die Aufgabe in drei Minuten erledigt werden kann. Dies kannst du als sportliche Herausforderung sehen. Falls es nicht machbar ist, wird die Aufgabe auf die to-do Liste geschrieben. Empfehlenswert ist auch neue Ideen zu Projekten oder Aufgaben schriftlich zu notieren. Ein handliches Notizbuch empfehle ich dir dazu. Das A5-Format halte ich für zu groß und unhandlich. Meiner Erfahrung nach ist es gut, wenn das Notizbuch in eine Hosentasche passt. Ich persönlich verwende das X17-Notizbuch im A6-Format. Es ist möglich, dass das A6-Format für dich zu groß ist. Dann kannst du auf das A7 Format springen. Ich finde das X17 gut, da du die Hülle immer wieder verwenden kannst. Die bis zu drei (A7 Format bis zu zwei) Notizbücher im Inneren sind austauschbar. Es sind auch die verschiedensten Vorlagen erhältlich (Planer für Monat, Wochen, Tage; Notizen als blanko, kariert, liniert und viele weitere).

Richtig telefonieren

Ein weiteres Werkzeug für die Zeitplanung ist das richtige Telefonieren. Damit ist gemeint, dass du selbst anrufst, bevor du angerufen wirst. Wenn du selbst anrufst, zeigst du Initiative und kannst dich auf das Gespräch vorbereiten.

Wichtig sind auch die Verhaltensweisen beim Telefonieren zu kennen:

  • Das Gespräch wird von der Stimme und der Tonlage bestimmt
  • Es ist wichtiger, wie du etwas sagst als was du sagst
  • Passe dich an die Sprechgeschwindigkeit des Gegenübers an
  • Unterbreche deinen Gesprächspartner nicht
  • Gebe mündliche Rückmeldung (z.B. “Hm” oder “ja”), bloßes Schweigen kann als Desinteresse gewertet werden
  • Finde eine gute Wortwahl für dich (Aktiv statt passiv)
    • Besser werden, kann und gerne verwenden
    • Vermeide Wörter wie müssen, können, hätte, wäre
  • Erstelle dir dein eigenes Formular, um dir Gesprächsnotizen zu machen
    • Name des Gesprächspartners, Firma, Tel., Zeitpunkt, Thema
    • Gefühle und Eindrücke während des Gesprächs
    • Deine Zusagen
    • Zusagen des Gesprächspartners

Ich stelle dir eine Vorlage für die Mitschrift des Telefonats hier zur Verfügung. Alternativ kannst du auch ein Notizbuch für deine Mitschrift des Telefonats verwenden. Eine Mitschrift am Laptop ist zu vermeiden. Die Tastaturgeräusche sind hörbar.

Bekämpfe den Aufschieberitis

Es ist möglich, dass du gut unter Druck arbeitest. Dein Unterbewusstsein nutzt das Aufschieben, um die Aufgabe interessant zu machen. Eine andere Möglichkeit ist ein Hilferuf und das deutet auf Überlastung.

Mögliche Mittel gegen Aufschieberitis sind nicht perfekt zu sein. Vermeide perfekte Formulierungen und Ausschmückungen. Du kannst auch Freunde oder Arbeitskollegen um Hilfe fragen. Eine weitere Möglichkeit ist eine komplette Neuorganisation der Arbeitsstapel. Bringe an jeden Stapel ein realistisches Datum für die Fälligkeit an. Du kannst dich auch selbst überlisten, wenn du ein neues Schreibgerät oder eine neue Arbeitsmethode verwendest. So machst du die zu erledigten Aufgaben interessant.

Simplify your Life: Zeitplanbuch

Für die Benutzung eines Zeitplanbuches kannst du zwei Möglichkeiten anwenden. Es gibt die digitale und die analoge Methode für das Führen eines Zeitplanbuches. Alternativ kannst du auch eine Mischung aus beiden machen.

Je einfacher dein System ist, desto besser ist es! Je mobiler dein System ist desto besser ist es. Das A6-Format für das Notizbuch ist besser als A5 oder A5 (Mobilität). Falls es notwendig ist, können die Daten später auf A5 oder A4 Format übertragen werden. Auch ist eine digitale Kopie möglich (fotografieren).

Nutze den Kalender richtig

Alle Besprechungen sind im Kalender enthalten. Falls es spontane Besprechungen sind, dann sind sie vermutlich nicht im Kalender abgebildet. Verwende den Kalender auch, um deine abzuarbeitenden Aufgaben zeitlich einzuplanen. Sonst entsteht viel freie Zeit, die kein realistisches Abbild ist.

Privates sollte auch erfasst werden. Falls du vermeiden willst privates in den Arbeitskalender zu schreiben, dann bleibt die analoge Methode oder eine allgemeine Formulierung als Lösung. Die genaue, aufschlussreiche Beschreibung kannst du auch in deinem privaten (digitalen) Kalender notieren. Möglichkeiten sind z.B. Google Kalender, ICloud Kalender oder der lokaler Kalender auf dem SmartPhone.

Falls du dich fragst, wie du deine Zeit besser einteilen kannst, ist eine Möglichkeit ein Zeitplanbuch zu führen. Dort schreibst du den Plan für die nächsten Tage auf. Nach dem jeweiligen Tag machst du einen Rückblick, was du geschafft hast. Auch erfasst du, was du nicht geschafft hast und warum du es nicht geschafft hast. Falls viele Aufgaben abzuarbeiten sind, ist es sinnvoll dies kurz nach der jeweiligen Aufgabe zu notieren (Was wurde gemacht, war es geplant? Wie lange hat es gedauert? …).

Simplify your Life: Methoden für die Zeitplanung

Methoden Zeitplanung: Bär, Ameise, Löwe, Adler, Elefant
Methoden Zeitplanung: Bär, Ameise, Löwe, Adler, Elefant

Im Buch “Simplify your Life” werden mehrere Methoden für die Zeitplanung angesprochen. Es wird auch auf die Eigenschaften der entsprechenden Tiere eingegangen. Die Tiere geben der Zeitplanungsmethode ihren Namen.

Die Bärenmethode beschreibt die Eigenschaften eines Bären, die du dir zu Nutze machen kannst. Ein Bär agiert mich Ruhe und Fokus und einer dicken Haut. Sticheleien der Mitmenschen lassen dich kalt. Wenn du dich über andere Menschen ärgerst, dann ist es Zeitverschwendung. Du wirst ihr Verhalten, mit dem Ärger über sie, nicht ändern.

Eine Ameise ist fleißig und schafft viel. Auf den Menschen übertragen bedeutet es, dass du den Zufall akzeptierst. Heute ist es nicht mehr möglich alle verfügbaren Informationen zu einem Thema auszuwerten (Zeitschriften, Artikel, Bücher, Reportagen, …).

Der Löwe agiert wie der Bär mit Ruhe, aber auch mit Kraft. Finde den optimalen Zeitpunkt für das Setzen von Prioritäten. Das kann von Mensch zu Mensch unterschiedlich sein. Typische Zeitpunkte sind morgens nach dem Aufstehen (Morgenmensch) oder am Abend (Nachtmensch).

Der Adler überblickt ein großes Areal. Übertagen heißt das, bekomme einen Blick für das große Ganze. Ein guter Anfang ist für Wochen und Monate zu planen. Behalte auch das Leben im Blick. Was willst du alles erreichen? Welche Schritte kannst du heute oder morgen umsetzen, um deinem langfristigen Ziel näher zu kommen.

Der Elefant wird durch das Arbeiten ohne Ablenkung beschrieben. Zuerst wird die wichtigste Aufgabe des Tages definiert und dann geht es mit Kraft, Ruhe und Konzentration an die Ausführung.


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Prioritäten setzen

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Buch von 2004:


Buch von 2016

erstellt am 11.07.2022