Vorbereitung einer Besprechung

Vorbereitung einer Besprechung

26. November 2022 0 Von Michael

Welche Dinge sind vor der Besprechung zu bedenken, wie der Ort der Besprechung? Wie sieht die genaue Vorbereitung auf einer Besprechung aus? Welches Besprechungsprotokoll verwende ich? Welche Spielregeln existieren in einer Besprechung? Diese Fragen beantworte ich im Nachfolgenden.

Wo findet die Besprechung statt?

Findet die Besprechung in einem Meeting Raum im Unternehmen statt oder online?

Präsenzmeeting Checkliste

  • Reservierung des Meeting Raumes (über Mail, SharePoint, Telefon, …)
  • gepflegtes Äußeres
  • mit der vorhandenen Technik vertraut machen (Bedienung Beamer, Leinwand, Netzwerkzugriff, …)
  • Hygienekonzept beachten

Onlinemeeting Checkliste

Wird Videoübertragung verwendet? Falls ja, dann gilt auch das gepflegte Äußere :-). Es ist sinnvoll, dass du dir einen ruhigen Hintergrund suchst. Damit meine ich, sofern du die Wahl hast, wo du arbeitest, eignet sich eine weiße Wand als Hintergrund. Falls das nicht geht, gibt es die Möglichkeit, den Hintergrund unscharf zu machen oder einen virtuellen Hintergrund zu verwenden. Mache dich vor der durchzuführenden Besprechung mit dem gewählten Programm vertraut, sodass du mit minimalem Aufwand und ohne Stress den Hintergrund hast, den du willst.

Fragen zur Vorbereitung auf eine Besprechung1,2

Falls du der Einladende bist, dann gibt es viel vorzubereiten, sofern das Ziel ist, die Besprechung effizient und gut strukturiert durchzuführen.

Ist eine Besprechung hilfreich?

Also ist die Besprechung die richtige Wahl zur Lösung des Problems. Neben einer Besprechung gibt es natürlich noch weitere Kommunikationsmöglichkeiten, wie Mails, Telefon oder das persönliche Gespräch. Hilfreich ist zu fragen, wer für Thema bzw. zur Lösung des Problems alles notwendig ist. Falls mehrere Teilnehmer erforderlich sind, dann kann eine Besprechung oder Telefonkonferenz die richtige Wahl sein. Bei Mails mit mehreren Teilnehmern, die im Laufe der Mail ihre Fragen und Antworten formulieren, kann es sehr schnell unübersichtlich werden und der rote Faden geht verloren.

Was ist der Zweck der Besprechung?

Falls die Besprechung die richtige Wahl zur Lösung des Problems bzw. zur Diskussion des Themas ist, dann stellt sich die Frage, was der Sinn der Besprechung ist. Was ist das Ziel der Besprechung?

Ohne ein Ziel der Besprechung und ohne Planung sind die Besprechungen meist unstrukturiert und zeitintensiv, ohne klare Ergebnisse.

möglicher Zweck der Besprechung:

  • Besprechung dient als Informationsweitergabe (Informationsveranstaltung)
  • Diskussionsrunde
  • Treffen von Entscheidungen zu den ausgewählten Themen
  • Generierung von Ideen zu einem Thema (Brainstorming z.B.)
  • Welche Ziele werden am Ende der Besprechung erwartet (ein schriftliches Festhalten der zu erwartenden Ziele ist empfehlenswert, somit ist der rote Faden festgelegt)?

Welche Teilnehmer sind für die Besprechung notwendig?

Die Teilnehmeranzahl an der Besprechung sollte sinnvoll begrenzt sein. Hilfreich ist die Frage, ob ein Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung ausreichend ist oder ob mehrere Mitarbeiter benötigt werden. Sinnvoll ist, die Teilnehmer einzuladen, die in der Besprechung einen Beitrag leisten können. Dies ist abhängig davon, was das Thema / die Themen der Besprechung ist / sind.

Ist es eine Informationsveranstaltung?

Wird Fachwissen benötigt, also sind Wissensträger notwendig?

Sind Entscheidungen zu fällen? Dann sind die Entscheider notwendig für die Besprechung.

Was ist der Inhalt der Einladung zur Besprechung?

Wie es nicht sein soll

Was ich öfter schon erlebt habe, ist, dass es eine Einladung zu einer Besprechung gibt ohne zusätzlichen Inhalt. Damit meine ich, dass nicht ersichtlich ist, was genau für Themen besprochen werden sollen. Fest stand dann nur, wie lange die Besprechungsdauer geplant war und falls ersichtlich, das Hauptthema der Besprechung. Bei dem geschilderten Fall ist es logisch, dass die Teilnehmer sich nicht gut vorbereiten können und die Besprechung vermutlich länger als geplant dauern wird.

Formulierung der Ziele

Besser ist es, in der Einladung die Ziele der Besprechung zu formulieren. Zusätzlich ist es hilfreich, die einzelnen Tagesordnungspunkte in der Einladung mit aufzuführen. Anhand der zu besprechenden Tagesordnungspunkte wird der Zeitplan erstellt. Wie viel Zeit ist für die einzelnen Themen geplant bzw. geschätzt. Hier kann schon das Ergebnis sein, dass nicht alle geplanten Punkte in der verfügbaren Zeit besprochen werden können. So sind mehrere Wege möglich. Es kann z. B. nur ein Teil der Tagesordnungspunkte besprochen werden (verfügbare Zeit) oder falls alle Tagesordnungspunkte wichtig sind, ist zu prüfen, ob die Zeitdauer der Besprechung erweitert werden kann: Verfügbarkeit der Teilnehmer? Länge der Besprechung? Dringlichkeit der einzelnen Besprechungspunkte? Je nach Bewertung der einzelnen Fragen ist dann zu entscheiden , wie der zeitliche Aspekt zu stecken ist.

Wichtig ist auch, inwieweit sich die Teilnehmer zur Besprechung vorbereiten sollen. Also sind Unterlagen zur Besprechung mitzubringen oder ist es notwendig, verfügbare Dokumente vor der Besprechung zu lesen. Der Meetingraum (Präsenzmeeting) ist genau zu benennen, so gibt es keine Missverständnisse, welcher Raum gemeint ist.

Verfügbarkeit der Teilnehmer?

Bevor du die Einladung verschickst, solltest du unbedingt prüfen, ob die Teilnehmer am geplanten Zeitpunkt verfügbar sind. Hier kann durchaus ein Trugschluss entstehen, falls der Arbeitskalender nicht gepflegt ist. Dann würden nur Besprechungstermine im Kalender stehen, aber nicht die für zu erledigende Aufgaben reservierte Zeiten.

Planung der Dauer der Besprechung

Die Dauer der Besprechung sollte bei dem „Einladungsschreiben” schon bekannt sein. Mit anderen Worten definierst du eine Dauer für die Besprechung bereits in der Einladung. Zusätzlich zum gesteckten zeitlichen Rahmen ist es aber notwendig zu wissen, wie die Besprechung planmäßig abläuft. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass die Themen am Ende der Besprechung geklärt sind, aber eine Dokumentation nicht existiert. Jeder hat mit diskutiert, die Probleme sind gelöst und es läuft auf ein Gedächtnisprotokoll hinaus. Die Verteilung des Protokolls erfolgt nach der Besprechung. Falls darin dann kleine Fehler enthalten sind, wie z. B. wer was noch zu machen hat, dann ist das Chaos perfekt.

Besser ist es einen Zeitblock für die Zusammenfassung der Ergebnisse zu verwenden. Die Zusammenfassung erfolgt am Ende der Besprechung. Die Vorteile sind:

  • dass die Ergebnisse für jeden sichtbar sind,
  • Verständnisfragen geklärt werden können
  • und mit der Zustimmung der Verantwortlichen die noch zu bearbeitenden Aufgaben terminiert werden

Ein möglicher Nachteil ist, dass die Diskussion unterbrochen werden muss, wenn das oberste Ziel ist, die Besprechungsdauer einzuhalten. Meiner Meinung nach ist es besser ein zusammen ausgearbeitetes Protokoll zu haben, dass jeder akzeptiert, als wenn der Einladende das Protokoll hinterher selbst schreibt.

Also zur Planung der Besprechungsdauer:

  • Zeitblock für Ergebnisse einplanen in Richtung Ende der Besprechung
  • Dokumentation der Ergebnisse mit offenen Aufgaben (Wer macht was bis wann?)

Das Besprechungsprotokoll vorbereiten

Nach den beantworteten Fragen zur Vorbereitung einer Besprechung ist es notwendig, dass du dir über das Besprechungsprotokoll Gedanken machst. Das kann sehr einfach sein, wenn dazu Vorlagen im Unternehmen (Server, SharePoint, Cloud) existieren.

Falls das nicht der Fall ist, dann suche dir eine für dich passende Vorlage im Internet (Suchmaschine) oder erstelle selbst deine Besprechungsprotokoll-Vorlage.

Willst du die zusätzlichen für die Besprechung notwendigen Dokumente in das Protokoll einbinden oder ist dies nicht notwendig? In Word können z. B. Dokumente oder Exceltabellen eingebunden werden. Der Vorteil ist, dass alle notwendigen Daten im Protokoll zu finden ist. Der Nachteil ist, dass je nach Größe der Dokumente, die Dateigröße des Protokoll entsprechend groß ist. So kann das Protokoll nicht mehr sinnvoll per Mail verschickt werden (geschätzt ab 10 MB Dateigröße, je nach Randbedingungen für den Mailversand).

Spielregeln in der Besprechung

Sind bereits Spielregeln für Besprechungen im Unternehmen vorhanden? Wenn ja, dann sind diese einzuhalten. Falls keine Spielregeln vorhanden sind, dann entweder als Einladender festlegen oder gesondert dazu Spielregeln im Team festlegen.

Mögliche Spielregeln:

  • pünktlicher Start und Ende der Besprechung
  • Jeder darf aussprechen
  • keine Handys (oder lautlos)
  • keine Wiederholung für „zu spät Kommer”
  • sachliche Diskussion
  • beim Thema bleiben
  • Jeder ist vorbereitet

Fazit

Die Vorbereitungszeit kann sehr umfangreich werden, v.a. wenn es ein neues Thema ist und die notwendigen Informationen noch nicht vorhanden sind. In der Vorbereitungszeit wird die Zeit von einem Mitarbeiter für die Vorbereitung verwendet. Hingegen in der Besprechung die Zeit aller Teilnehmer, d. h. mit anderen Worten: Bis zu welchem Punkt lohnt sich die Investition in die Vorbereitung der Besprechung (Vorbereitungszeit < möglicher Überschreitung der Besprechungszeit in der Summe der Teilnehmer).

Auch ist zu bedenken, wie viel Zeit du geplant hast für die Vorbereitung im Vergleich zu der Zeit, die wirklich dafür aufgewendet wurde. Wenn es große Unterschiede in den beiden Zeiten gibt, dann frage dich warum. Ist es möglich, die Besprechung nur zu 80 % vorzubereiten und es wäre ausreichend (gemäß Pareto)?

Wie viel Vorlaufzeit ist notwendig, dass sich die Teilnehmer vorbereiten können? Gut, es hängt vom Thema ab, aber 24 Stunden vor dem Besprechungstermine die Einladung zu verschicken ist ein guter Richtwert.


Links:

Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen: Besprechungen effizient organisieren und leiten

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Quellen:

1: Besprechungen vorbereiten: 5 wichtige Tipps für Ihre Meetings und Sitzungen – YouTube

2: Besprechungsregeln: Meetings effizient und produktiv gestalten – YouTube

Titelbild:

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