Über mich – Michael

Michael Schindhelm Sonneberg

Hallo Besucher, ich freue mich, dass du da bist. Kurz zu meiner Person (über mich). Ich bin Michael und setze mich  seit dem Studium mit dem Thema Notizen zu machen auseinander.

Gliederung

Michael – Studium

In der Schule war das Auffinden von dem Aufgeschriebenen nicht oberste Priorität. Das hatte unterschiedliche Gründe wie meine schlechte Schrift, Desinteresse am Thema und das kostenlose Nutzen der Stadtbibliothek zur Recherche.

Der Studienanfang

Als ich begann 2002 zu studieren, war von Digitalisierung noch nicht zu sprechen. Nicht jeder Student hatte einen Computer, die “Copyshops” (Papierausdruck der Vorlesungen und Übungen) waren überfüllt. Die entsprechenden Arbeitsmaterialien waren überwiegend leergekauft. Ich sagte ja schon, dass nicht jeder einen Computer hatte geschweige denn einen Drucker. Das Rechenzentrum war immer ausgebucht, falls keine Übungen abgehalten wurden. Man konnte sich mit dem Studienaccount dort anmelden und die Vorlesungen und Übungen herunterladen. Ja, nicht jeder hatte DSL 🙂 Auch den Handys schenkte man wenig Beachtung. Was der absoluter Renner war, waren ICQ (Nachrichtendienst) und das Studentenportal (Kommunikationsaustausch und Hilfe bei dem Finden von Lösungen für die Übungen). Auch die Bibliothek war immer gut besucht. 

Wie ich mich organisiert habe

Rückblickend wirkt es wie eine andere Zeit. Was war damals wichtig beim Notizen machen? Zuerst, dass in der Vorlesung nicht nur das Geschriebene (vom Dozenten) aufgeschrieben wird sondern auch das Wichtigste vom nebenbei zuhören. Wie schreibt man das Wichtigste mit, wenn man vom eigentlichen Thema noch keine Ahnung hat? Richtig, man agiert als Sammler, alles mitschreiben. Nach den ersten besuchten Vorlesungen war jedem Student klar, dass es anders als in der Schule läuft und eine Überarbeitung der Notizen notwendig ist (Abschrift und Recherche). Michael, man lernt nie aus, dachte ich.

Wie hatte ich also damals versucht Ordnung zu wahren? Zu jeder Vorlesung hatte ich eine Inhaltsverzeichnis mit den einzelnen Themen gemacht und alle Seiten nummeriert. Nebenbei hatte ich die Fachliteratur (meist ein Buch = Buch des Dozenten) zu einzelnen Studienfächern gekauft oder schenken lassen (Geburtstag, Weihnachten). Die Vorlesungen und Übungen hatte ich als PDF auf dem Rechner gespeichert (sofern ein Download der Datei verfügbar war) und nach dem laufenden Semester geordnet. So hatte ich eine gewisse Grundordnung.

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Michael – Arbeit

Im Arbeitsleben (ab 2009) entdeckte ich dann OneNote 2007 für mich. Ich fand es praktisch ein digitales Notizbuch zu haben und seine Abschnitte (vergleichbar mit Register im Ordner) selbst zu definieren. Also begann ich wichtige Mails (Bemerkungen zu Aufträgen, Sondervorschriften, …) in OneNote zu speichern. Meine Papiermenge sank auf ein Minimum. Das blieb natürlich nicht unbemerkt.

Papier vs. Digital

Mein damaliger Chef fragte mich: Michael, an was für Aufgaben arbeitest du momentan? Also schilderte ich vom Projekt neue Kleber zu testen (wurde von ihm übertragen) und dem Kontrollieren der RTV Beschichtung, da wir einen Großauftrag abzuarbeiten hatten. Dann fragte er mich, wo ich denn die Unterlagen zu den Projekten hätte. Ich zeigte ihm die Ablage auf dem Firmenserver unter der Abteilung und meine persönliche Notizen zu allen weiteren offenen Aufgaben und den Projekten. Er reagierte etwas skeptisch. Er war gewohnt, dass auf jedem Arbeitsplatz, den er antrifft, immer so viel Papier war. Nur bei mir nicht. Ich dachte mir: Michael, es dauert bis alte Verfahrensweisen geändert werden oder sich ändern lassen.

Meine neue Weise Notizen zu machen

Nun ja, es war zu viel zu erwarten, dass Sauberkeit und Ordnung geschätzt wird. Deswegen beendete er die damalige Diskussion, dass ich nicht ausgelastet bin. Ich hatte nicht viel Papier auf dem Schreibtisch. Danach wendete ich mich von OneNote ab und druckte wieder vermehrt aus. Nebenbei benutzte ich die Eigenen Dateien als Ablage und Kopie von wichtigen und wiederkehrenden Aufgaben/ Dateien und ein analoges Notizbuch für alle Bemerkungen, die mir wichtig schienen. Zusätzlich nummerierte ich auch die Seiten des Notizbuches und erstellte auf einer DIN A4 Seite eine Übersicht was ich Notizbuch alles drin stand, so dass ich nicht lange suchen musste.

Ab 2015 hatte ich wieder einen Blick auf OneNote 2013 geworfen, da es 18 Projekte zu betreuen gab, jedes Projekt hatte seinen eigenen Projektleiter. Es war aufgrund der Personaldecke notwendig, dass mehrere Kollegen mehrere Projekte als Projektleiter betreuten. Mir oblag die Organisation der Projekte und ein eigenes Projekt. Auch half ich bei der Pflege der Projekte (Planung, Dokumentation, Nachverfolgung und Korrektur). Auch bei der Aufbereitung der einzelnen Projekte zur Präsentation beim monatlichen Boardmeeting wirkte ich mit. OneNote half mir hingegen, dass ich schnell eine Übersicht über alle Projekte gewonnen habe und die jeweilige Dokumentation ohne lange Suchzeiten mir zugänglich war.

MS Office Programme in Anwendung

Ab 2017 hatte ich versucht die Online-Tools von Microsoft (MS Teams, OneNote und OneDrive) in meiner Abteilung den Kollegen nahezubringen. Ich konnte mit heftigen Widerstand rechnen und einer bedingten Annahme der Tools. Das lag zum einen daran, dass es etwas neues war (und man lieber die Arbeiten wie immer macht) und auch ein zusätzlicher Aufwand für die Kollegen war, die Dateien so abzulegen, dass sie auch von anderen gefunden werden können. Nach vier Monaten Verwendung der MS Office 365 Tools sind wir wieder einen Schritt zurückgegangen und haben alle Daten wieder auf dem Firmenserver gelegt, “Business as usal”. Michael, da haben sie dich wieder einmal ausgebremst.

Aber auch eine andere Abteilung versuchte ab 2017 die Ablage zu digitalisieren und mehr Ordnung zu schaffen. Natürlich gab es auch dort Widerstände, aber zu deren Glück waren diese wesentlich weniger ausgeprägt. Bezahlt machen sollte sich die digitale Ablage ab 2020 aufgrund der sich ändernde Umstände (Covid-19). Dann war MS Teams auch von heute auf morgen für alle Kollegen, die bei Besprechungen waren, selbstverständlich. Als hätte es nie etwas anderes gegeben.

Was ich gelernt habe

Was ich mit meinen Erfahrungen sagen will, ist, dass es nie verkehrt ist, etwas neues zu probieren (analog –> digital z. B.). Du solltest aber vorher prüfen, für wen sich was ändert und welche Risiken entstehen können. Wenn du Prozesse nur für dich selbst änderst, sei es privat oder beruflich, dann hast du nur deine eigenen Widerstände, gegen die du kämpfst und im Normalfall auch gewinnst. Auch wenn du nur privat eine Cloud nutzt, sei dir bewusst, dass die dort verfügbaren Informationen und Daten leicht verfügbar sind. Normalerweise nur für dich. Denke daran, ein sicheres Passwort zu verwenden, dass auch entsprechend lang ist.

Da auf Arbeit keine IPads vorhanden sind, macht es auch wenig Sinn, die digitalen Notizen über das IPad zu machen. Da alles über Windows geht, habe ich mich ab 2018 entschlossen mit dem Rocketbook als Notizbuch zu arbeiten. Ich nutze es für Besprechungen, zur Sammlung von Informationen für Aufgaben / Projekte und auch zum schriftlichen Denken und dem Aufschreiben von Ideen. Ich machte früher auch den Fehler, dass ich mir alles merken wollte. Wenn man alt ist, vergisst man, aber doch nicht wenn man jung ist :-). Jeder macht so seine Fehler.

Jetzt passiert es mir nicht mehr, dass ich viele Sachen vergessen, weil ich mir nur beweisen will, dass ich sie merke. Nein, ich schreibe sie auf. Die Unordnung im Notizbuch stört mich nicht, da ich es nachträglich sortieren kann (auf einer neuen Seite). Das Geschriebene und nicht mehr notwendige auf den vorhergehenden Seiten wische ich einfach mit dem Mikrofasertuch (Lappen) und etwas Wasser weg.

Früher hatte ich die einzelnen Seiten aus einem analogen Notizbuch herausgerissen. Das macht auch wenig Sinn, da bei ausreichend vielen herausgerissenen Seiten die Stabilität des Notizbuches leidet. Das Scannen eines analogen Notizbuches kann zeitraubend sein. Falls du nur ein Smartphone zur Hand hast und mit der Kamerafunktion die entsprechenden Seiten des Notizbuches fotografierst, dann kommt als Nächstes meist ein manuelles Zuschneiden der Aufnahme(n).

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Michael – Privat

Digital gewinnt das Rennen im Privaten 

Privat ergibt sich ein völlig anderes Bild. Ab 2012 habe ich regelmäßig (mindestens einmal im Monat) die angefallenen neuen Bilder gesichert (auf Rechner und in der Cloud). Mir war es wichtig, dass, nicht weil die Festplatte irgendwann den Geist aufgibt, auch alle Fotos weg sind. Gut, ganz so schlimm wäre es nicht gewesen, da jährlich mindestens ein Fotoalbum gemacht wurde, aber wer weiß, ob das gesuchte Bild im Fotoalbum auch vorhanden ist.

Zuerst verwendete ich die Cloud von Apple. Das machte auch Sinn, da ich ein IPhone benutzte. Die kostenlosen 5GB waren relativ schnell voll und ich stockte auf 50GB auf. 2014 waren es dann 200GB, von denen knapp 100GB belegt waren. Also installierte ich eine App, um Duplikate zu finden und diese dann zu löschen. Sie hatten ja keine zusätzlich Informationen im Vergleich zum Original.

Als dann 2019 der Speicher trotzdem knapp wurde, entschloss ich mich ein Jahresabo von Office 365 (privat) abzuschließen. Mit geringen Zusatzkosten kann es auf ein Familien Abo aufgerüstet werden. Man weiß ja nie, wann man es in Anspruch nehmen wird. Sicher ist nur, dass auch die Kinder älter werden und die Schulen wahrscheinlich auch in Zukunft mehr Medienkompetenz vermitteln wollen. Seit 2019 nutze ich auch OneNote privat in Verbindung mit dem Rocketbook und auch dem IPad. 

Meine Lösung

Lange Zeit schwankte ich, wie ich Notizen mache oder machen will. IPad mit Stift, Rocketbook, analog. Jetzt mache ich es den Umständen angepasst. Habe ich das IPad zur Hand, dann schreibe ich auf dem IPad, habe ich das Mini Rocketbook A6 zur Hand, dann nutze ich es. Falls ich unterwegs bin und nichts dabei habe, dann schaue ich in meine Brusttasche der Jacke und verwende die A8 Karteikarte mit einen Kugelschreiber, lege es im Geldbeutel ab und fotografiere es, wenn ich wieder zu Hause bin. Wenn es zu warm für eine Jacke ist, dann ist meine letzte Hoffnung, dass ich mein Handy nicht vergessen habe und ich nehme eine Sprachnotiz auf.

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