So geht Büro heute! – Buchvorstellung

So geht Büro heute! – Buchvorstellung

2. Juli 2022 0 Von Michael

Es ist ein Leitfaden zum Thema „Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter“. Der verfolgte Ansatz im Buch ist, durch kleine Verbesserungen immer wieder etwas besser zu werden. Die vorgestellten Prinzipien des Arbeitens sind wichtiger als die zu verwendende Programme. Nutze die vorhandenen Programme. Es sind nicht die beschriebenen Programme erforderlich. Ich empfehle, wie die Autoren des Buches, nicht mit dem Umsetzen zu warten. Besser ist es gleich loszulegen. Die Umstände werden nie perfekt sein, um zu beginnen. Das Buch behandelt die Themen Büro Kaizen, digitaler Minimalismus und digitale Arbeiten und auch das digitale Büro. Ich gehe auf die Verarbeitung der Mails näher ein.

Selbsttest

Die Büro Kaizen Prinzipien

Digitaler Minimalismus

Buchaufteilung

Resümee

Weiterführende Informationen zum Verständnis von Büro-Kaizen können auf der Homepage (www.buero-kaizen.de) nachgelesen werden.

Selbsttest

Ein guter Einstieg in das Buch ist der Selbsttest, am Anfang des Buches durchzuführen. Er hilft bei speziellen Fragestellungen zum Thema digitales Arbeiten.

Die Büro Kaizen Prinzipien

  1. Akzeptieren der Ausgangssituation – Verbesserung ist immer möglich
  2. Förderung der Konzentration – Priorisieren
  3. Vielfalt akzeptieren – Gut ist, was dir gut tut
  4. Nutzen von Spielregeln – einheitliche Strukturen und Verhaltensregeln
  5. Beim Anwender starten – Erarbeitung mit allen betroffenen Mitarbeitern
  6. Nachhaltigkeit – Lösungen für dauerhafte Verbesserungen finden
  7. Nutzen für alle Beteiligten – Win-Win-Lösungen
  8. Kein Streben nach Perfektion – kleine Schritte, eine Lösung ist besser als keine Lösung 
  9. Vermeidung von Ausufern – selbstbegrenzende Systeme
  10. Prozesse und Schnittstellen vereinfachen
  11. Minimierung von Verschwendung
  12. Schaffe Klarheit – „alles hat einen Platz – alles hat seinen Platz“
  13. Orientierung an Prinzipien 
  14. Streben nach kontinuierlicher Verbesserung

siehe auch: So geht Büro Heute Downloads | Büro-Kaizen (buero-kaizen.de)

Digitaler Minimalismus

Ein wichtiger Punkt im Buch ist der digitale Minimalismus. Es gibt eine Vielzahl von Apps, die den gleichen Zweck dienen. Mehrere Apps für den gleichen Zweck zu verwenden ist kontraproduktiv. 

Du musst nicht zwangsläufig alle drei Schritte des typischen Musters in der Digitalisierung durchlaufen. Die Schritte sind konkret:

  • Euphorie über die vielen Möglichkeiten
  • Keine klare Abgrenzung und Struktur der verwendeten Systeme
  • Reduktion auf das Wesentliche 

Nur so viele Geräte wie nötig verwenden (Laptop/PC und Handy). Entscheide dich bei der Verwendung von Apps für eine Plattform (z.B. Apple: Notizen, Kalender, Dateien, Erinnerungen; z.B. Windows: OneNote, Outlook, OneDrive). Das ist entscheidend für das erfolgreiche digitale Arbeiten.

Buchaufteilung

Die Buchaufteilung umfasst die Einleitung / das Vorwort und zwei Haupteile.

Zur Einleitung / Vorwort gehören: 

  • Prinzipien des Büro Kaizen
  • digitaler Minimalismus
  • Büro der Zukunft
  • Warum digital arbeiten? 

Teil eins des Buches behandelt fünf große Handlungsfelder der Arbeit. Dazu gehören:

  • E-Mail-Verarbeitung
  • Terminplanung
  • Aufgabenmanagement
  • Offene Vorgänge
  • Dateiablage

Teil zwei des Buches befasst sich mit den typischen Arbeitssituationen wie: 

  • Besprechungen zielführend durchführen
  • Projekte erfolgreich durchführen
  • Ressourcen clever verwalten
  • Von unterwegs aus arbeiten

Verarbeitung der Mails

Bei deiner E-Mail Verarbeitung können bei der Anwendung des digitalen Büro die unterschiedlichsten Probleme auftauchen.

Ablenkung durch neue Mails

Eine Standardeinstellung von Outlook ist die Wiedergabe eines Tones beim Eintreffen einer neuen E-Mail. Zusätzlich wird in einem Benachrichtigungsfenster angezeigt, dass eine Mail gekommen ist. Auch der Absender und eine Vorschau werden angezeigt. Jede neue Mail erzeugt auf diese Weise eine Störung. Werde dir bewusst, ob du die Störungen wirklich benötigst. Ist es notwendig sofort zu antworten?

Aufschieberitis im Posteingang

Nur das Lesen deiner Mails reicht nicht, vor allem dann nicht, wenn darin eine oder mehrere Aufgaben enthalten sind. Zumindest ein erneutes Lesen ist notwendig, wenn du nicht sofort die Aufgabe(n) bearbeitest.

Als Lösung wird die funktionierende Abarbeitung im Block vorgeschlagen. Das bedeutet, dass der Posteingang nach einem festen Schema bearbeitet wird. Das Schema umfasst die fünf Schritte:

die fünf aufeinander folgenden Schritte der E-Mail Verarbeitung

Schritt 1: Du kannst Mails löschen, die keine wichtigen Informationen, keine Aufgaben oder Termine enthalten. Jetzt hat sich bereits die Anzahl der Mails im Posteingang reduziert.


2. Schritt: Wenn du der falsche Empfänger bist oder jemand anderes den Vorgang bearbeitet, dann macht es Sinn die Mail weiterzuleiten.


Schritt 3: Archiviere Mail, die wichtige Informationen aber keine Aufgaben enthalten.


4. Schritt: Falls deine zu bearbeitende Aufgabe weniger als fünf Minuten dauert, dann erledige die Aufgabe und archiviere die Mail anschließend.


Schritt 5: Falls ein Termin in der Mail enthalten ist, dann trage diesen im Kalender ein.


Langsame Reaktion des Empfängers

Eine langsame Reaktion deines Empfängers der Mail hat verschiedene Ursachen. Es kann sein, dass in deiner Mail zu viele Fragen enthalten sind und diese noch nicht beantwortet werden können. Eine andere Ursache kann sein, dass er einen übervollen Posteingang hat und auch nicht die fünf Schritte der Mailverarbeitung kennt. Auch ist es möglich, dass er bei jeder neuen eintreffenden Mail abgelenkt wird.

Abhilfe schafft der Fokus auf ein Thema / eine Frage in deiner E-Mail.

Sich kurz zu fassen hilft, dass der Empfänger den Inhalt besser versteht. Eine Struktur bzw. Übersicht in der Mail vereinfacht ebenfalls das Lesen. Formatierungen wie Absätze, Überschriften und Farbe zu verwenden, helfen den Text besser wahrzunehmen und zu verstehen.

Zeit sparen bei der Ablage von Mails

Im Prinzip gibt es zwei Hauptwege, um deine Mails abzulegen. Der eine Weg ist das Ablegen in Ordnern (Projekte, namenbezogene Ordner, Kundenname etc.) und der andere Weg ist die Suchfunktion des E-Mail Programmes zu verwenden. Die Suchfunktion in Outlook ist gut, sofern du weißt was du suchen willst. Du kannst den Test machen, an wie viel du dich erinnerst zu einer bestimmten Mail und wie schnell du sie wieder findest. Bei geringer Merkfähigkeit ist unter Umständen die Ordnerablage in Outlook die bessere Wahl.

Vorlagen für wiederkehrende Mails

Wie genau eine Vorlage in Outlook selbst zu erstellen ist, wird auf der entsprechenden Outlook Hilfeseite gut erklärt.

E-Mails mit eigenen Notizen versehen

Es gibt eine Funktion im Outlook, dass du deine Notizen zu bereits erhaltenen E-Mails einfügen kannst. Es geht ohne Weiterleiten oder Antworten auf die Mail. Nach meiner Meinung ist es mit Vorsicht zu genießen, da keine Revision der Ursprungsmail angelegt wird.

So gehst du vor:

  • Öffne die entsprechende Mail
  • gehe bei dem Unterpunkt Nachricht auf den Bereich Verschieben => Aktionen ==> Nachricht bearbeiten
Nachricht bearbeiten unter Menüpunkt Aktionen im Outlook

Hier findest du weitere Möglichkeiten Notizen zu einer Mail zu machen

Ich habe bewusst nur die E-Mail Verarbeitung etwas genauer beschrieben, da sie meist ein entscheidender Punkt ist, um seine eigene Effizienz zu steigern.

Resümee

Das Buch hilft beim Verbessern des eigenen digitalen Arbeitens sowie auch bei der digitalen Organisation im Team. Es ist nicht notwendig sich alles selbst herzuleiten. Das Buch hilft auch, den richtigen Weg systematisch zu gehen und sich nicht zu verirren. Für mich machte der Kauf des Buches Sinn, weil ich ein Buch als Arbeitsmittel sehe, dass systematisch durchgearbeitet wird. Ein Großteil der besprochenen Themen im Buch befindet sich auch auf dem YouTube-Kanal von Büro Kaizen.


Hier noch eine Buchempfehlung von mir: “Simplify your Life” (Vereinfache dein Leben übersetzt. Es geht auch um das Entschleunigen und die Stressreduzierung im Alltag).


Erstellt: 02.07.2022