Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten für deine digitale Ablage. Ich gehe in diesem Guide nur auf drei Möglichkeiten der digitalen Ablage ein, da ich denke, dass diese drei Arten am meisten vorkommen.

1. Ungeordnete Ablage
2. Alphabetische Ablage
3. Ablage nach Kategorien

Ablage – Cloud oder lokal

Bevor du eine Ablageform ausprobierst, ist es wichtiger, dass du fragst, welche Speicherart du verwendest. Also willst du deine Dateien nur lokal speichern, z. B. PC, Smartphone oder in der Cloud, so dass du alle Daten immer verfügbar hast. Eine andere Frage ist, ob du alle Daten immer verfügbar benötigst (Cloud).

Ein möglicher Weg ist, alle zu speichernden Daten, lokal zu speichern und regelmäßig (monatlich, quartalweise) eine Sicherung auf einer USB – Festplatte durchzuführen. Die wichtigen Daten legst du in die Cloud oder eben auf einen separaten USB – Stick.

Die erste Form der digitalen Ablage ist in diesem Guide die ungeordnete Ablage.

1. ungeordnete Ablage

Wichtig ist zu wissen, was du unter ungeordnete Ablage verstehst. Denn du kennst mit Sicherheit den Spruch:

Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos.

Albert Einstein

Nach meiner Meinung schadet etwas Ordnung nicht, da du so deine Suchzeiten reduzierst. Wer viel sucht, schafft sonst auch weniger.

Die einfachste Form der ungeordneten Ablage ist, dass die Sachen einfach in einem Sammelordner (Download, Desktop, …) abgelegt werden. Sofern der Dateiname aussagekräftig ist, also nicht “scan12341567” ist, dann wirst du die Mehrheit deiner Dateien wieder finden. Etwas Struktur bekommst du mit der Verwendung von Tags. Tags sind ins Deutsche übersetzt Schlagwörter oder Etiketten.¹ Eine andere Bezeichnung für Tags sind Labels.

GDrive (Google)

Der Begriff Label wird bei GDrive, die Google Cloud, verwendet. Anleitung (englisch) zu den Labels ist hier. Eine vergleichbare Videoanleitung findest du hier. Weiterführende Informationen zur Verwendung von GDrive findest du hier.

ICloud (Apple)

Eine weitere Cloud ist ICloud von Apple. Ein kurzes Video zur Verwendung von Tags findest du hier.

GDrive und ICloud haben verschiedene Abomodelle, abhängig von Speicherplatz (5GB frei bei ICloud, 15 GB frei bei GDrive).

Die zweite Form der digitalen Ablage in diesem Guide ist die alphabetische Ablage. Es werden nachfolgend die Anfangsbuchstaben zusammengefasst. Natürlich kannst du auch mehr Ordner anlegen (A, B, … V, W, XYZ).

2. Alphabetische Ablage

Bei der alphabetischen Ablage empfehle ich nicht mehr als 7 Ordner. Sonst ist die erste Ebene zu unübersichtlich. Ein Beispiel sieht wie folgt aus:

• A..D
• E..H
• I..L
• M..P
• Q..T
• U..Z

Der Nachteil der alphabetischen Sortierung ist, dass die 2. Ebene nur der Anfangsbuchstabe ist und erst in der 3. Ebene klar ist, wo es abgelegt werden kann.

3. Ablage von Kategorien

Welche Kategorien für dich sinnvoll sind, kann ich nicht sagen. Ich zeige dir, was ich verwende.

In der ersten Ebene macht es Sinn so wenig Ordner, wie möglich zu haben. Weniger als 8 Ordner ist erstrebenswert. Was kann also in der ersten Ebene alles stehen? Als Beispiel nehme ich die persönliche Ablage.

1. Ebene

die erste Ebene:

• Arbeit
• Bilder
• Privat
• Familie
• Haus
• Auto
• Garten

In der zweiten Ebene gliederst du dann weiter auf, so wie du willst oder es dir vernünftig erscheint.

2. Ebene

die zweite Ebene – Arbeit:

• Arbeitgeber
• LuG (Lohn und Gehalt)
• SV (Sozialversicherung)
• Rente
• …

Zweite Ebene – Bilder:

• Nach Jahr (Ordner)
  • Monat oder Thema (Urlaub, Ausflug, …)

zweite Ebene – Privat:

• Finanzen
• Hobby
• Versicherungen
• Rechnungen
• Steuer
• …

2. Ebene – Familie:

• Partner
• Kind 1
• Kind 2 …
• andere Personen in Familie
• …

Zweite Ebene – Haus:

• Versicherungen
• Rechnungen
• Reparaturen
• …

Zweite Ebene – Auto

• TÜV
• Versicherungen
• Rechnungen
• …

2. Ebene – Garten:

• Pläne
• Rechnungen
• Saatzeiten
• …

Ich hoffe, dass dir die vorgestellten Möglichkeiten der digitalen Ablage geholfen haben, und wenn es nur die Hilfe ist, dass du dein eigenes System gefunden hast.

Links

1: https://praxistipps.chip.de/was-sind-tags-einfach-erklaert_41634

englische Anleitung zu Tags bei GDrive: https://charli.ai/how-to-use-google-drive-tags/

Videoanleitung zu den Tags bei GDrive: https://www.youtube.com/watch?v=bX0V6DVXP4s&pp=ygUNZ2RyaXZlIGxhYmVscw%3D%3D

GDrive Anleitung

Kurzes Video zur Verwendung von Tags auf dem IPhone